2012년 주요 행사(전시․박람회 등)계획 및 점검사항

2012. 1.

(수출진흥관실)

목 차

❏ 해외 전시(박람)회	1

❏ 무역사절단	5

❏ 개별 해외 전시(박람)회	8

❏ 해외 바이어 초청 수출상담회	12

❏ 해외전시(박람)회

구 분	행정기관	대행기관	참여업체
참가 전	○ 사업계획 수립(대행기관과 협의) ○ 참가업체 선정 ○ 현지 방문기관 등 세부출장계획 수립 ○ 출장일정, 숙박, 현지교통 확인 ○ 항공 스케줄 확인 ○ 일정표 확인 및 확정 ○ 항공 스케줄 확인 ○ 내부 업무 처리 - 보조금 교부 - 출장자 공무국외여행허가 신청 - 여비신청 ○ 보도자료 작성 및 배부 ○ 참가업체 요청사항 사전 점검 ○ 기타물품(카메라 등) ○ 박람회 참가전 사전회의 - 준비사항 체크 및 당부사항 전달 ○ 제주특별자치도 홍보자료준비 - 관광책자 및 지도, 투자 브로셔 등	○ 세부사업계획 수립 - 세부일정 및 예산 등 도와 협의 ○ 사업계획서 및 보조금 교부 요청 ○ 참가업체 모집 ○ 신청업체에 대한 현지 시장성 평가 의뢰 ○ 참가신청 및 전시회 부스 예약 ○ 출장일정 , 항공권, 숙박, 현지교통 확인 ○ 항공 스케줄 확인 ○ 차량 지원계획 수립 - 공항↔호텔, 호텔↔전시장 - 차량번호, 운전사 핸드폰 번호 등 사전 확인 ○ 전시품 운송 ○ 사전 설명회 주관 - 전시회 운영 개요 - 출장자/통역원 현황 및 일정 - 당해 지역 일반현황 - 현지 상거래시 유의점 - 현지 체류안내 자료 등 - 비상연락망 및 상황별 대처방법 사전 교육 ○ 참가업체 상담자료 준비 안내 - Offer Sheet, 카달로그, 명함* 등 * 영문 및 해당국가에 맞는 명함 - 해당 지역 세관통관용 인보이스 지참 독려* * 견본을 지참한 참가자의 경우 인보이스는 각국 입국시 통관당국에 필수 제시 서류이나 인보이스를 지참하지 않아 통관과정에서 과도한 세금을 추징당한다든지 견본 자체를 압류당하는 경우도 있음 ○ 참가자 출발시간/장소 안내 및 확인 ○ 여권 및 비자 등 여행시 필수서류 및 물품안내 - 항공티켓, 여권, 비자, 여권용사진(여권분실시 필요), 구급약, 정장(상담시 착용), 카메라 등 - 현지 여행경비*(추정치) 안내 * 숙박비, 식비 등 ○ 바이어 리스트 확보 및 업체 배부 ○ 통역원 업체 배치 및 교육(현지지원기관) - 전시 품목에 대한 자료 제공 ○ 상담일지 준비 ○ 참가업체 요청사항 사전 점검 ○ 제주공동관 인테리어 총괄 시안 확인	○ 해외전시회 결정 - 해외 전시회 자료 수집 - 전시회 분석 ○ 참가신청 ○ 전시물품 준비 - 다량의 전시품 or 신제품만 중점적으로 할 것인지? - 꼭 전시되어야 할 품목은? - 강조해야 할 부분이 무엇인지? - 디자인과 칼라와 포장은 적절한지? - 최근의 기술적, 환경적 트랜드는 반영되었는지? ○ 개별 인테리어 물품 - 홍보물 (카달로그, 포스터 등(영문 혹은 해당국가 언어), 배너, 전시용 장비 등 ○ 상담회 참가 서류 준비 - 무역사절단 파견국에 맞는 명함 - 인증서류 - 홍보물(카달로그, 리플렛 등) - 샘플 - 품목별 Offer Sheet - 세관통관용 인보이스 ○ 바이어 리스트 숙지 및 사전 e-메일 통한 상품홍보 및 초청 ○ 여권 및 비자 등 여행시 필수서류 및 물품확인 - 항공티켓, 여권, 비자, 여권용사진(여권분실시 필요), 구급약, 정장(상담시 착용), 카메라 등 - 현지 여행경비* 준비 * 숙박비, 식비 등
참가 중(행사기간)	○ 전시회 제반사항 총괄 ○ 전시회장 준비사항 점검 ○ 개별업체 부스 디스플레이 지원 ○ 업체 요청사항 접수 및 처리 등 상담지원	○ 서비스 신청사항 확인(전기, 인터넷, 정수기 등) ○ 업체별 통역원배치 및 교육 - 담당업체 품목에 대한 자료 제공을 통한 사전 지식 숙지토록 교육 - 상담 실적표 적성 및 수거 요령 교육 - 전시회 당일 신분증 사본 지참 안내 ○ 전시품 도착확인 및 부스내 입고 확인 ○ 개별업체 부스 디스플레이 지원 ○ 전시회장 준비사항 점검 - 전기, 조명, 냉난방 상태 - 전시품 부스위치 확인 등 ○ 매일 전시 종료 30분 전 상담일지 수거 및 수출상담액 집계 ○ 업체 요청사항 접수 및 처리	○ 전시품 도착확인 및 부스내 입고 확인 - 수량 및 내용 확인 후 디스플레이 ○ 서비스 신청사항 확인 ○ 반드시 상담회 시작전 부스 디스플레이 ○ 부스 디스플레이 및 청결유지 - 먼 거리에서도 잘 보이고 - 샘플 강조하고 - 단순한 진열이 아닌 특징을 보여줄 수 있도록 - 트랜드에 맞는 분위기 연출 ○ 홍보자료 비치(브로슈어, 리플렛, 인증서 등):영문 혹은 해당국가 언어 ○ 통역원에게 상품설명 및 주의사항 전달 ○ 바이어 상담일지 작성 - 바이어 정보 등 ○ 참관객은 친절로 응대 - 참관객이 전시품을 둘러 볼 수 있는 여유를 줘야함 ○ 상담시 복장 : 정장 ※ 유니폼 착용시 : 현지시장에 맞는 색상 디자인 고려 ○ 4가지 논리를 활용한 프리젠테이션 - 주장, 근거, 실증, 사례 ○ 전시회에 참여한 타 업체 부스 둘러보기
참가 후 (사후마케팅)	○ 전시회 참가 결과 보고서 작성 - 총평 - 수출상담 현황(상담액 및 계약액) - 주요 추진상황 및 향후 추진계획 등 - 문제점 및 대책(향후발전 방안) 등 ○ 후속조치 상황 확인	○ 사업정산 및 사업결과 보고 - 전시회 평가 및 제안 포함 ○ 후속진행상황 점검 및 보고(1년간)	○ 인콰이어리를 제시한 바이어에게 2주 이내 응대 ○ 상담 바이어 그룹별 분류 후, 이메일, 전화 등을 통하여 2주이내 후속 조치 및 감사편지 보내기 ○ 상담 바이어 명단 정리 및 관리 ○ 상담일지 등을 통해 바이어 정보 기록 ○ 전시회 참가 성과 분석 ○ 업체만의 전시회 참가 매뉴얼을 만든다.

❏ 무역사절단

구 분	행정기관	대행기관	참여업체
참가 전	○ 기본사업계획 수립 ○ 참가업체 선정 ○ 현지 방문기관 등 세부출장계획 수립 ○ 내부 업무 처리 - 보조금 교부 - 출장자 공무국외여행허가 신청 - 여비신청 ○ 출장일정, 숙박, 현지교통 확인 ○ 항공 스케줄 확인 ○ 보도자료 작성 및 배부 ○ 참가업체 요청사항 사전 점검 ○ 반드시 상담회 시작전 역할분담 체크, 3자간(행정기관, 대행기관, 참여업체) 정보 공유 ○ 무역사절단 참가전 사전회의 - 준비사항 체크 및 당부사항 전달 ․ 업체 홍보물, Offer Sheet 등 ○ 제주특별자치도 홍보자료준비 - 관광책자 및 지도, 투자 브로셔 등 ○ 기타물품(카메라 등)	○ 세부사업계획 수립 - 세부일정 및 예산 등 도와 협의 ○ 사업계획서 및 보조금 교부 요청 ○ 참가업체 모집 ○ 신청업체에 대한 현지시장성 평가 의뢰 ○ 항공, 숙박, 현지교통 확인 ○ 차량 지원계획 수립 - 공항↔호텔 - 차량번호, 운전사 핸드폰 번호 등 사전 확인 ○ 사전 설명회 주관 - 무역사절단 운영 개요 - 출장자/통역원 현황 및 일정 - 당해 지역 일반현황 - 현지 상거래시 유의점 - 현지 체류안내 자료 등 - 비상연락망 및 상황별 대처방법 사전 교육 ○ 참가업체 상담자료 준비 안내 - Offer Sheet, 카달로그, 명함* 등 * 영문 및 해당국가에 맞는 명함 - 해당 지역 세관통관용 인보이스 지참 독려* * 견본을 지참한 참가자의 경우 인보이스는 각국 입국시 통관당국에 필수 제시 서류이나 인보이스를 지참하지 않아 통관과정에서 과도한 세금을 추징당한다든지 견본 자체를 압류당하는 경우도 있음 ○ 참가자 출발시간/장소 안내 및 확인 ○ 여권 및 비자 등 여행시 필수서류 및 물품안내 - 항공티켓, 여권, 비자, 여권용사진(여권분실시 필요), 구급약, 정장(상담시 착용), 카메라 등 - 현지 여행경비*(추정치) 안내 * 숙박비, 식비 등 ○ 바이어 리스트 확보 및 업체 안내 ○ 통역원 업체 배치 및 교육(현지지원기관) ○ 상담일지 준비 ○ 참가업체 요청사항 사전 점검	○ 상담회 참가 신청 ○ 바이어 리스트 숙지 및 사전 e-메일 통한 상품 홍보 및 초청 ○ 개별 인테리어 물품 준비 - 홍보물(카달로그, 리플렛 등) 준비 : (영문 혹은 해당국가 언어) - 전시용 장비 등 ○ 상담회 참가 서류 준비 - 무역사절단 파견국에 맞는 명함 - 인증서류 - 홍보물(카달로그, 리플렛 등) - 샘플 - 품목별 Offer Sheet - 세관통관용 인보이스 ○ 여권 및 비자 등 여행시 필수서류 및 물품확인 - 항공티켓, 여권, 비자, 여권용사진(여권분실시 필요), 구급약, 정장(상담시 착용), 카메라 등 - 현지 여행경비* 준비 * 숙박비, 식비 등
참가 중(행사기간)	○ 수출상담회 제반사항 총괄 ○ 상담회장 준비사항 점검 및 확인 ○ 참가업체 요청사항 처리 등 상담 지원	○ 업체별 통역원배치 및 교육 - 담당업체 품목에 대한 자료 제공을 통한 사전 지식 숙지토록 교육 - 상담 일지 작성 및 수거 요령 교육 - 행사 당일 신분증 사본 지참 안내 ○ 상담회장 준비사항 점검 및 확인 - 현수막, 인터넷, 음료수 등 ○ 상담일지 수거 ○ 업체 요청사항 접수 및 처리 ○ 내방 바이어 안내 ○ 상담주선 바이어 방문 여부 확인 ○ 상담일지 수거 및 수출상담액 집계	○ 홍보자료 비치(브로슈어, 리플렛, 인증서 등):영문 혹은 해당국가 언어 ○ 통역원에게 상품설명 및 주의사항 전달 ○ 수출상담일지 작성 ○ 상담시 복장 : 정장 ○ 4가지 논리를 활용한 프리젠테이션 - 주장, 근거, 실증, 사례
참가 후 (사후마케팅)	○ 무역사절단 참가 결과 보고서 작성 - 총평 - 무역사절단 상담 결과(상담액 및 계약액) - 주요 추진상황 및 향후 추진계획 - 문제점 및 대책(향후발전 방안) 등 ○ 후속조치 상황 확인	○ 사업정산 및 사업결과 보고 - 전시회 평가 및 제안 포함 ○ 후속진행상황 점검 및 보고(1년간)	○ 인콰이어리를 제시한 바이어에게 2주 이내 응대 ○ 상담 바이어 그룹별 분류 후, 이메일, 전화 등을 통하여 2주이내 후속 조치

❏ 개별 해외 전시(박람)회

구 분	행정기관	대행기관	참여업체
참가 전	○ 기본사업계획 수립 ○ 참가업체 선정 ○ 내부 업무 처리 - 보조금 교부 ○ 보도자료 작성 및 배부 ○ 참가업체 요청사항 사전 점검	○ 참가업체 모집 ○ 출장일정 등 확인	○ 해외전시회 결정 - 해외 전시회 자료 수집 - 전시회 분석 ○ 참가신청 및 부스예약 ○ 출장일정 , 항공권, 숙박, 현지교통 확인 ○ 여권 및 비자 등 여행시 필수서류 및 물품안내 - 항공티켓, 여권, 비자, 여권용사진(여권분실시 필요), 구급약, 정장(상담시 착용), 카메라 등 ○ 참가 매뉴얼 검토 ○ 전시물품 준비 - 다량의 전시품 or 신제품만 중점적으로 할 것인지? - 꼭 전시되어야 할 품목은? - 강조해야 할 부분이 무엇인지? - 디자인과 칼라와 포장은 적절한지? - 최근의 기술적, 환경적 트랜드는 반영되었는지? ○ 전시품 운송 ○ 개별 인테리어 물품 - 홍보물 (카달로그, 포스터 등(영문 혹은 해당국가 언어), 배너, 전시용 장비 등 ○ 전시회 참가 서류 준비 - 전시회 개최국에 맞는 명함 및 명함 수거함 - 인증서류 - 홍보물(카달로그, 리플렛 등) - 샘플 - 품목별 Offer Sheet - 세관통관용 인보이스 작성 ○ 기존 바이어 리스트 업데이트를 통한 홍보 및 초청 - 기존 바이어+전시 주최측 보유 바이어+대행기관이 배부한 관심 바이어 등 ․ 초청장 빌송 : 우편, e-메일, 팩스 등 ․ 전화를 통한 접촉 등 ○ 여권 및 비자 등 여행시 필수서류 및 물품확인 - 항공티켓, 여권, 비자, 여권용사진(여권분실시 필요), 구급약, 정장(상담시 착용), 카메라 등 - 현지 여행경비 준비
참가 중(행사기간)			○ 전시품 도착확인 및 부스내 입고 확인 - 수량 및 내용 확인 후 디스플레이 ○ 서비스 신청사항 확인 ○ 통역원에게 상품설명 및 주의사항 전달 ○ 반드시 상담회 시작전 부스 디스플레이 ○ 부스 디스플레이 및 청결유지 - 먼 거리에서도 잘 보이고 - 샘플 강조하고 - 단순한 진열이 아닌 특징을 보여줄 수 있도록 - 트랜드에 맞는 분위기 연출 ○ 홍보자료 비치(브로슈어, 리플렛, 인증서 등):영문 혹은 해당국가 언어 ○ 바이어 상담일지 작성 - 바이어 정보 등 ○ 참관객은 친절로 응대 - 참관객이 전시품을 둘러 볼 수 있는 여유를 줘야함 ○ 상담시 복장 : 정장 ※ 유니폼 착용시 : 현지시장에 맞는 색상 디자인 고려 ○ 4가지 논리를 활용한 프리젠테이션 - 주장, 근거, 실증, 사례 ○ 참관객을 대상으로 집중적 마케팅 활동 수행 - 부스만 지키고 있으면 된다는 생각은 버려야 함. ※ 해외여행쯤으로 생각한다면 절대 전시회 성과를 얻을 수 없다 ○ 전시회에 참여한 타 업체 부스 둘러보기
참가 후 (사후마케팅)		○ 개별 전시회 참가 결과 분석 ○ 지원금 교부 ○ 비용 정산 및 결과 보고(일괄)	○ 인콰이어리를 제시한 바이어에게 2주 이내 응대 ○ 상담 바이어 그룹별 분류 후, 이메일, 전화 등을 통하여 2주이내 후속 조치 및 감사편지 보내기 ○ 상담 바이어 명단 정리 및 관리 ○ 상담일지 등을 통해 바이어 정보 기록 ○ 전시회 참가 성과 분석 ○ 업체만의 전시회 참가 매뉴얼 작성 ○ 개별 전시회 참가 결과 보고 및 비용 청구

구 분	행정기관	대행기관	참여업체
참가 전	○ 사업 기본계획 수립(대행기관과 협의) - 주요 협의 내용 : 참가업체, 바이어 규모, 유치지역, 바이어에 대한 인센티브(항공료, 숙박비, 교통편, 통역원 등) 제공 범위 등 ○ 수출상담회 준비 총괄 ○ 사업비 교부 ○ 참가업체 선정 ○ 초청 바이어 확정 ○ 지사님 일정 확인 및 결정 후 환영사 준비 ○ 환영 만찬 초청 VIP 확정 및 초청장 발송 - 도의회 등 ○ 사전 간담회 : 수시 ○ 보도자료 작성 및 배부 ○ 참가업체 요청사항 사전 점검 및 조치 ○ 직원별 업무분장 ○ 제주도 홍보 자료 준비 ○ 기타물품(카메라 등) 준비	<총괄 - 대행기관> ○ 세부사업계획 수립(도와 협의) ○ 상담회 장소 확정(오찬, 만찬 등) ○ 참가업체 모집 ○ 총괄 기획사 및 통역원 선정 ○ 참가업체 결정 ○ 바이어↔도내업체 간 매칭 ○ 업체별 바이어 리스트 작성 ○ 바이어 항공, 숙박, 교통 예약 ○ 환영만찬 행사계획 수립 ○ 환영만찬 초청장 발송 ○ 바이어 차량 지원 계획 수립 ○ 사전 간담회 : 수시 - 도, 대행기관, 총괄 기획업체. KOTRA 등 ○ 사전 설명회 및 통역원 교육 - 참가업체 준비사항 안내 ․ 홍보물, 상담 물품 샘플, 명함(영문 등) ․ Offer Sheet 등 - 통역원 유의사항 교육 등 ○ 사전 프리젠테이션(기획업체 협조) ○ 상담회시 전시물품 결정 ○ 상담회장 디스플레이(기획사 협조) - 상담일정표, 바이어리스트, 상담실적표 준비 - 바이어 명패, 바이어 명찰, 좌석배치도, 현수막 등 ○ 전시물품 디스플레이(행사전일) ○ 행사 물품 준비 - 사무용품(종이, 풀, 가위, 펜 등) ○ MOU 체결 서식 준비 - 한글, 영문 또는 해당국가 언어 준비 ○ 직원별 업무분장 - MOU 체결, 전시 물품, 참가업체 등록 및 안내 등 <초청 바이어 관련 - KOTRA 협조 > ○ 해외 무역관의 바이어 유치 요청 ○ 바이어 신청 및 접수 ○ 초청 바이어 최종 결정 ○ 초청 바이어 항공 스케줄 및 일정 확인 ○ 초청 바이어 상담 일정 조정 및 확정 ○ 바이어 도착 확인 ○ 바이어별 참가업체별 일정표 작성 및 확정(총괄 대행기관과 협의) <총괄- 기획사> ○ 사전 설명회 - 참가업체 및 통역 ○ 사전 상담회 프리젼테이션 - 상담회 관련 총괄 - 환영 만찬 관련 등 ○ 상담장 디스플레이(총괄 대행기관과 협의) - 현수막, 국기, 바이어 명패, 도우미용 명찰 등 ○ MOU 체결장 디스플레이 - 현수막, 소형 국기 등 ○ 행사 당일 전시 물품 디스플레이 - 전시 물품 확인 ○ 행사당일 도우미 사전 교육	○ 상담회 신청 ○ 전시물품 결정 ○ 홍보물, 샘플, 명함 등 준비 ○ 사전 바이어에 대한 정보 파악 ○ 상담 일정 확인 ○ 품목별 Offer Sheet 작성 ○ 전시물품 제출(행사전 제출시간까지)
참가 중(행사기간)	○ 수출상담회 총괄 ○ 상담회장 준비사항 점검 및 확인 ○ 참가업체 및 바이어 요청사항 처리 ○ 수출상담회 및 환영만찬 주요 참석자 안내 ○ 상담실적 정리 ○ 환영만찬 행사 총괄	○ 수출상담 총괄 진행 ○ 참가업체 및 바이어 등록 ○ 통역원 배치 ○ 상담회장 준비사항 점검 및 확인 ○ 참가업체 및 바이어 요청사항 접수 및 처리 ○ 상담회장 전시 물품 최종 확인 ○ 바이어 상담장 도착 확인 ○ 상담일지 수거 및 상담실적 집계 ○ 환영만찬 행사 진행(기획사)	○ 전시 물품 최종 확인 ○ 상담 시작 전 참가등록 ○ 통역원에게 상품설명 및 주의사항 전달 ○ 수출상담일지 작성 - 상담액, 바이어 정보 등 자세히 기재 ○ 상담시 복장 : 정장 ○ 4가지 논리를 활용한 프리젠테이션 - 주장, 근거, 실증, 사례
참가 후 (사후마케팅)	○ 전시회 참가 결과 보고서 작성 - 총평 - 전시회 결과(상담 실적) - 문제점 및 대책(향후발전 방안) 등 ○ 후속조치 상황 확인	○ 사업정산 및 사업결과 보고 - 전시회 평가 및 제안 포함 ○ 사업 성과보고회 주관 ○ 후속조치 상황 확인 및 보고	○ 인콰이어리를 제시한 바이어에게 2주 이내 응대 ○ 상담 바이어 그룹별 분류 후, 이메일, 전화 등을 통하여 2주이내 후속 조치 및 감사편지 보내기 ○ 상담 바이어 명단 정리 및 관리 ○ 상담일지 등을 통해 바이어 정보 기록 ○ 상담회 참가 성과 분석.

❏ 해외 바이어 초청 수출상담회

※ 참고사항

○ 전시부스 서비스 신청시 유의사항

․ 부스자재 및 디자인

․ 의자, 전시대 등 가구, 바닥재, 조명

․ 전시스탠드 청소 및 경비

․ 전기, 급배수 등

․ 전화, 인터넷, 오디오, 비디오

․ 도우미, 통역 등 인력지원

․ 출입증(ID카드), 주차증 발급 등

○ 부스 위치 선정

․ 업종별로 전문화된 홀을 선택

․ 입구나 중앙 등 주요 동선 주변

․ 가급적 코너부스 확보

․ 주요기업/경쟁업체 부스주변

○ 전시품 해외 운송시 유의사항

- 선적물품 준비 :전시부스 물품, 전시품, 홍보물, 선물용품, 소모품 등

- 전시부스 물품 : 부스, 배너, 조명, 제품사진, 시청각 장비

- 전시품 : 신제품, 기종제품

- 홍보물 : 브로슈어, 리플렛, 명함, 주문양식, 계약서 등

(영문 혹은 해당국가 언어)

- 소모품 : 펜, 끈, 테이프, 봉투, 가위 등

○ 운송방법 선택

○ 포장재 선택

○ 전시품 발송

- 전시회 방소의 반입허용일정

- 보관료 부과여부 확인

- 기타 비용의 추가 발생 등 확인

- 전시장 층, Hall 명, Booth 번호 등 확인